Une copropriété est considérée en difficulté lorsque son fonctionnement est perturbé, notamment en raison de problèmes financiers, techniques ou de gestion, au point de compromettre son équilibre et sa stabilité dans le temps.

En pratique, cela peut se traduire par une augmentation importante des impayés de charges de copropriété ou des difficultés de trésorerie empêchant le paiement des factures (facture de fourniture d'eau, d'énergie ou de travaux, etc.).

La procédure d'alerte doit être déclenchée dans 2 cas.

Lorsque les seuils d’impayés de charges sont atteints ou en l’absence d’approbation des comptes depuis 2 ans, le syndic de la copropriété doit :

• Informer immédiatement le conseil syndical de la situation
• Saisir sur requête le président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble pour demander la désignation d’un mandataire ad hoc.

En l'absence d'action du syndic, le président du tribunal judiciaire peut être saisi directement par l'une des personnes suivantes :

• Copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat des copropriétaires
• Président du conseil syndical
• Créancier dont les factures de travaux, d'eau ou d'énergie, votées par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
• Préfet
• Procureur de la République
• Président de l'organe délibérant de l'EPCI compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble
• Maire de la commune où est situé l'immeuble.

Dans tous les cas, la saisine du juge (par requête ou par assignation) doit être accompagnée des pièces justifiant la situation de la copropriété et la nécessité de faire intervenir un mandataires ad hoc (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers...).

Le président du tribunal judiciaire peut également entendre toute personne de son choix avant de rendre sa décision.

Cette décision comprend :

• La désignation du mandataire ad hoc (son nom). Le mandataire ad hoc est, en principe, un administrateur judiciaire. Exceptionnellement, le juge peut désigner une personne physique (un particulier) ou une personne morale justifiant d'une expérience ou d'une qualification particulière et remplissant notamment des conditions d'impartialité et d'indépendance.
• Les missions du mandataire ad hoc
• La rémunération du mandataire ad hoc.

Le mandataire ad hoc désigné doit avertir, sans délai, les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre émargement.

Le mandataire ad hoc a les missions suivantes :

• Analyser la situation financière de la copropriété et l'état de l'immeuble
• Exposer des mesures pour rétablir l'équilibre financier et assurer la sécurité de l'immeuble
• Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties concernées (copropriétaires, prestataires etc.).

Pour réaliser sa mission, le mandataire ad hoc peut se faire assister à ses frais et sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix.

Par ailleurs, le syndic doit fournir au mandataire ad hoc l'ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. La transmission de ces documents doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de la décision du juge au syndic.

Le mandataire ad hoc doit d'abord adresser un rapport de mission au président du tribunal judiciaire dans un délai de 3 mois, renouvelable une fois.

Ce rapport doit comporter les éléments suivants :

• État des lieux de l'organisation juridique et foncière de la copropriété
• Situation technique de l'immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
• Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l'ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées, ...), contentieux en cours et contrats souscrits
• Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal judiciaire au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où se situe l'immeuble, au préfet et au président de l'organe délibérant de l'EPCI compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Le syndic de la copropriété doit respecter plusieurs obligations dans le cas d’une copropriété qui rencontre des difficultés financières.

Il doit :

• Dès que les conditions sont réunies (seuil d’impayés atteint à la clôture des comptes ou absence d’approbation des comptes pendant au moins 2 ans), déclencher la procédure d’alerte en saisissant le tribunal compétent pour faire désigner un mandataire ad hoc
• Informer le conseil syndical de la nécessité de recourir à la procédure d’alerte
• Fournir au mandataire ad hoc tous les documents nécessaires à l’accomplissement de sa mission
• Informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission du mandataire ad hoc
• Adresser une copie de tout ou partie du rapport aux copropriétaires qui en font la demande, à leurs frais
• Inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport du mandataire ad hoc. Cette assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d'urgence n'est recommandée ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d'urgence sont recommandées. Le syndic doit convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n'est déjà prévue dans le délai (6 ou 3 mois).

Le juge décide livrement qui supporte les frais (syndicat, syndic, créancier, autres demandeurs) et dans quelles proportions. Le président du tribunal judiciaire peut ainsi mettre à la charge du syndic ou des créanciers tout ou partie des frais, selon leur comportement et leur rôle dans la dégradation de la situation de la copropriété.

Dans tous les cas, il doit motiver sa décision.