Une copropriété doit être immatriculée pour plusieurs raisons.

Outil de connaissance pour les pouvoirs publics

Les informations déclarées lors de l’immatriculation d’une copropriété, ou lors de sa mise à jour, permettent à l’État et aux collectivités territoriales de :

• Connaître la situation financière de chaque copropriété (par exemple le niveau des charges impayées ou l’existence d’un fonds de travaux)
• Connaître les principales caractéristiques techniques des immeubles (par exemple, période de construction, nombre de bâtiments/étages, présence d’ascenseurs et de systèmes de chauffage, l’existence d’eau chaude sanitaire ou d’un système de ventilation, diagnostics techniques obligatoires, etc.)
• Repérer les copropriétés fragiles ou en difficulté pour mettre en place, si nécessaire, des mesures d’accompagnement.

Moyen de lutte contre l’habitat indigne

L’immatriculation permet également de signaler l’existence d’un dépôt de plainte ou d’une condamnation pour les infractions visant les marchands de sommeil. En effet, ces informations doivent être déclarées par le syndic lorsqu’il en a connaissance. Elles permettent aux pouvoirs publics d’identifier les copropriétés dans lesquelles il existe des pratiques abusives ou des conditions d’habitat indignes.

Transparence et information des tiers

Le registre d’immatriculation des copropriétés sert également à informer les tiers.

Il permet aux notaires d’accéder à l’ensemble des données mentionnées dans le registre pour chaque copropriété, afin de sécuriser les ventes.

Il offre également des informations sur la situation de la copropriété (situation financière de la copropriété, situation financière de la copropriété, etc.) aux potentiels acquéreurs d’un bien ou agents immobiliers.

L’immatriculation est obligatoire pour tout immeuble totalement ou partiellement destiné à l'habitation.

Les copropriétés intégralement à usage commercial ou de bureaux sont ainsi exclues de l'obligation d'immatriculation.

La personne en charge d’immatriculer le syndicat des copropriétaires va varier en fonction de la situation de la copropriété.

La personne qui accomplit la démarche (syndic, notaire, administrateur provisoire ou mandataire ad hoc) est désignée comme le télédéclarant.

Le télédéclarant doit d’abord créer un compte sur le site du registre national d'immatriculation des copropriétés :

Il doit ensuite renseigner plusieurs informations :

• Données d'identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires et du règlement de copropriété, nombre et nature des lots de copropriété, forme d’organisation, nom du syndic professionnel ou bénévole)
• Situation financière de la copropriété (montant du budget prévisionnel, montant du fonds de travaux, dettes du syndicat des copropriétaires envers les fournisseurs, montant des impayés et nombre de copropriétaires débiteurs, présence d’employés du syndicat)
• Caractéristiques techniques des immeubles constituant la copropriété, notamment celles prévues dans les diagnostics obligatoires (par exemple nombre de bâtiments, période de construction, étiquette énergétique, type de chauffage et type d’énergie, nombre d’ascenseurs, principaux équipements collectifs)
• Informations sur d'éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde ou arrêté d'insalubrité, et mise en oeuvre des dispositifs de repérage et d'accompagnement par le préfet ou le maire en cas de copropriété en difficulté)
• Information de l'existence d'un dépôt de plainte ou d'une condamnation à l’infraction consistant à soumettre une personne (dont la vulnérabilité ou l'état de dépendance sont apparents ou connus de l'auteur) à des conditions de travail ou d'hébergement incompatibles avec la dignité humaine. Il en est de même en cas de refus du bailleur d'établir un bail conforme ou d’un refus d'autorisation de location d'un logent ne respectant pas les caractéristiques de décence, si le syndic en a connaissance.

Le télédéclarant reçoit une attestation après chaque immatriculation ou mise à jour, ce qui lui permet de justifier qu’il a rempli ses obligations.

C'est le syndic ou l'administrateur ou le mandataire ad hoc qui doit actualiser les informations figurant sur le registre. Cette actualisation doit être faite chaque année.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Les autres informations (identification, bâti, procédures, etc.) doivent être mises à jour en cas de changement, en principe au moment de la déclaration annuelle. C’est le cas, par exemple, de la division d'un immeuble entraînant la création d'un syndicat secondaire.

La démarche d'inscription de la copropriété et la mise à jour annuelle des informations la concernant auprès du registre sont gratuites.

Le registre des immatriculations (ou registre des copropriétés) est dématérialisé. Il est tenu par l'Agence nationale de l'habitat (Anah) :

En l'absence d'immatriculation de la copropriété, l'Anah ou un copropriétaire ou toute personne ayant un intérêt à agir (par exemple un notaire chargé d’une vente) peut mettre en demeure le syndic d'immatriculer la copropriété. Cette demande est faite par lettre recommandée avec avis de réception.

Si le syndic n'immatricule pas la copropriété dans un délai d'1 mois suivant la mise en demeure, l'Anah peut lui appliquer une astreinte d'au maximum 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard. L’astreinte est applicable à compter de la fin du délai d’un mois après la mise en demeure et jusqu’à l’exécution complète de l’obligation (immatriculation ou mise à jour).

Son montant ne peut pas être facturé par le syndic aux copropriétaires.